Een handleiding voor online back-upservices voor kleine bedrijven (2024)

In de huidige digitaal verbonden wereld kan het als klein bedrijf best lastig zijn. Als je druk bezig bent met het bemachtigen van leads en het ervoor zorgen dat je op tijd aan klanten levert, moet je ook rekening houden met het zeer reële risico op gegevensverlies.

Of je nu het slachtoffer bent geworden van cybercrime, per ongeluk bestanden hebt gewist of een ramp meemaakt, zoals brand of overstroming: het verlies van je bedrijfskritische gegevens kan rampzalig zijn.

Dit is waar software voor cloudback-up om de hoek komt kijken. Door regelmatig een bijgewerkt archief van je bestanden en systemen in de cloud op te slaan, kun je ze bij verlies van gegevens snel en eenvoudig terugzetten. Maar hoe kies je de juiste back-upoplossing?

In deze handleiding ontcijferen we de complexiteit van de services voor cloudback-up, zodat je de beste optie voor je kleine bedrijf kiest.

Waarom een back-up van gegevens belangrijk is voor kleine bedrijven

Voordat we je het 'hoe' vertellen, leggen we je eerst weer het 'waarom' van het maken van een back-up uit.

Vanwege een aantal factoren is het hebben van een back-upsysteem voor kleine bedrijven inmiddels onmisbaar geworden.

Laten we beginnen met een van de belangrijkste dreigingen voor je gegevens: criminaliteit. De ontwikkeling van technologie en digitale systemen houdt gelijke tred met kwaadwillige actoren die er misbruik van willen maken.

Hoewel een bedrijf preventieve maatregelen als beveiligingssoftware kan inzetten, is er maar één maas in het net of een softwarefout nodig om je bedrijf bloot te stellen aan een aanval.

Wanneer een cyberaanval of een stuk kwaadaardige software je beveiliging weet te omzeilen, stelt dat je bedrijfs- of klantgegevens bloot aan diefstal. Een dergelijke inbreuk kan voor een klein bedrijf verwoestende gevolgen hebben, waardoor zijn professionele en commerciële reputatie enorm in gevaar wordt gebracht. Er is echter een manier om je daartegen te beschermen.

Dankzij een back-upsysteem kun je je systemen en gegevens in een paar klikken terugzetten, zodat je bedrijf in staat is de nodige veiligheidsmaatregelen te treffen.

Naast het criminele aspect, is er ook een reglementaire noodzaak voor het maken van back-ups. Het bewaren van gegevensrecords kan essentieel zijn voor de naleving van de wet- en regelgeving, zoals de CCPA en de AVG. Met een back-up van je gegevens, kun je er zeker van zijn dat je altijd over de benodigde gegevens beschikt om aan de regelgeving te voldoen, zelfs als de originelen verloren zijn gegaan.

Uiteraard gaat het nut van het maken van back-ups verder dan alleen criminaliteit en naleving. Soms komt de grootste dreiging van binnenuit. Mensen maken nu eenmaal menselijke fouten. Het is vrijwel onontkoombaar dat op een bepaald moment een bestand of map per ongeluk wordt gewist of overschreven.

Door automatisch back-ups naar de cloud te maken, zet je verwijderde bestanden in een paar klikken terug naar de laatste juiste versie. Simpel!

Van welk soort gegevens moet ik een back-up maken?

Bij het runnen van een bedrijf, komen allerlei soorten gegevens kijken.

Hoewel je misschien geneigd bent om alleen van de meest belangrijke en bedrijfskritische bestanden en mappen een back-up te maken, loop je daarmee het risico dat je schijnbaar onbelangrijke bestanden over het hoofd ziet tot het te laat is.

Als vuistregel raden we aan een back-up van de volgende gegevens te maken:

• Personeelsbestanden
• Documenten voor de bedrijfsadministratie
• Records (zoals eigendoms-, belasting- of financiële gegevens)
• Computersysteembestanden

Waar je op moet letten bij het kiezen van een online back-upoplossing

Een online back-upsysteem verschilt van een lokale back-up naar een fysiek opslagapparaat, zoals een harde schijf, omdat de gegevens in de cloud worden opgeslagen. Dit kan om een paar redenen nuttig zijn:

• Je kunt overal en vanaf elk apparaat een back-up maken
• Je back-up is beschermd tegen brand en andere rampen, die anders zowel je apparaat als je back-upschijven hadden kunnen verwoesten
• Je kunt een online back-up automatiseren, zonder dat je daarvoor een externe opslag hoeft aan te sluiten

Met dit in het achterhoofd, is dit waarop je moet letten wanneer je op zoek bent naar een online back-upoplossing:

• Betrouwbaarheid: heeft de provider een bewezen staat van dienst als het op het stabiel en online houden van systemen aankomt?
• Beveiliging: hoe worden je gegevens in de cloud beschermd?
• Schaalbaarheid: kan het aantal gebruikers en apparaten eenvoudig worden uitgebreid?
• Gegevensretentie en -archivering op de lange termijn: hoeveel opslagruimte heb je?
• Gegevensherstel: hoe eenvoudig kun je jouw gegevens terugzetten?
• Gebruiksvriendelijkheid: is de oplossing zonder al teveel training op de juiste manier te gebruiken?
• Technische support: wat zijn de mogelijkheden als je hulp nodig hebt?
• Goede prijs-kwaliteitverhouding: krijg je waar voor je geld?

Online back-upoplossingen voor kleine bedrijven: wat zijn je opties?

Nu we de basisprincipes van het maken van back-ups en de belangrijkste dingen waarop je moet letten hebben behandeld, gaan we dieper in op de opties. Hoewel het misschien aannemelijk lijkt dat alle back-upoplossingen hetzelfde zijn, kun je uit allerlei verschillende soorten kiezen, die elk over specifieke functies en gebruiksmogelijkheden beschikken.

Volledige versus differentiële back-ups

Tot nu toe hebben we ons vooral beziggehouden met waar een back-up wordt opgeslagen, terwijl deze drie routes op de eerste plaats allemaal te maken hebben met de manier waarop een back-up van gegevens wordt gemaakt.

Dit komt op het volgende neer:

• Volledige back-up: een volledige kopie van alle door jou gekozen gegevens waarvan je een back-up hebt gemaakt
• Incrementele back-up: een back-up van de aangebrachte wijzigingen in de gegevens sinds de laatste back-up
• Differentiële back-up: een kopie van alle aangebrachte wijzigingen sinds de laatste volledige back-up

Als snelheid en tijdsefficiëntie voor jouw bedrijf topprioriteiten zijn, is een incrementele back-upoplossing een goede keuze. Doordat een incrementele back-up alleen wijzigingen in je bestanden bijwerkt die sinds de laatste back-up zijn aangebracht, hoef je bestanden die tussen de back-ups ongewijzigd zijn gebleven, niet opnieuw te bewerken.

Ook vermindert de incrementele methode het risico van gegevensverlies, omdat de tussenpozen tussen de back-ups aanzienlijk kleiner zijn.Dropbox Backup biedt een incrementele back-upservice, waarmee alleen de wijzigingen in je geback-upte bestanden worden bijgewerkt in plaats van opnieuw het hele bestand te verwerken.

Welke van deze methoden je moet gebruiken, hangt af van je behoeften en hoe vaak je bestanden wilt bijwerken. Het is een goed idee om hierover na te denken en een service te kiezen die een back-up van je gegevens maakt op een manier die het best bij je past.

Hybride back-up

Met een hybride back-up kunnen bedrijven zowel online als lokale back-ups combineren.

Bij een hybride back-up wordt een back-up zowel in de cloud als intern op bijvoorbeeld een externe harde schijf opgeslagen.

Waarom zou een klein bedrijf zowel online als lokale back-ups willen hebben? Deze methode biedt onder meer de volgende algemene voordelen:

• Je profiteert van een robuustere bescherming onder alle denkbare omstandigheden. Wanneer je bijvoorbeeld door schade of diefstal geen toegang tot je lokale back-up hebt, kun je nog wel bij je gegevensback-up in de cloud.
• Je ondervindt minder problemen met je internetverbinding en netwerksnelheid. Als je bijvoorbeeld verschillende computers hebt waarvan regelmatig een back-up naar de cloud wordt gemaakt, kan dit je internetverbinding overbelasten

Naast deze voordelen, kleven er aan hybride back-ups ook enkele nadelen:

• Je hebt een beveiligde opslaglocatie voor je lokale back-up nodig
• Hybride back-ups zijn niet erg geschikt voor werken op afstand, omdat van externe medewerkers niet kan worden verwacht dat ze toegang tot een lokaal back-upapparaat hebben
• Voor een lokale back-up is een handmatige invoer nodig, waardoor je mogelijk vergeet een regelmatige back-up van je gegevens te maken

Hybride back-ups zijn niet voor iedereen geschikt en veel bedrijven redden zich prima met cloudback-ups alleen. De hybride route is echter het overwegen waard als de extra beveiliging die een hybride oplossing biedt, goed voelt voor je bedrijf.

DRaaS-back-up (Disaster-Recovery-as-a-Service)

Maakt jouw kleine bedrijf gebruik van een ingewikkeld netwerk van apparaten, servers en gebruikers? Zo ja, dan sluit een DRaaS-back-up (Disaster-Recovery-as-a-Service) wellicht goed op je behoeften aan.

DRaaS is een servicemodel voor cloud-computing. Het stelt bedrijven in staat een back-up te maken van zowel hun IT-infrastructuur als hun gegevens in een externe cloud-computingomgeving.

Dit type service helpt bedrijven de toegang tot en de functionaliteit van hun IT-infrastructuur te herstellen in geval van een ramp. Dit is met name aantrekkelijk voor bedrijven die op geavanceerde IT-systemen vertrouwen.

Natuurlijk is het grootste voordeel van een DRaaS-back-up dat de bedrijfscontinuïteit blijft behouden, zelfs als zich een ramp voordoet.

Daarnaast biedt het 'as-a-service'-model het voordeel dat bedrijven voor het maken van DRaaS-back-ups geen middelen hoeven te leveren of te beschikken. Zelfs het beheren van het noodherstelproces hoeven ze niet zelf te doen.

Een DRaaS-back-up is iets anders dan een Backup-as-a-Service (BaaS). Bij een BaaS-back-up worden alleen de gegevens en niet de IT-infrastructuur, of het vermogen om de gegevens te verwerken, naar de cloud gekopieerd en daar opgeslagen.

Backup-as-a-Service (BaaS)

Backup-as-a-Service (BaaS), ook bekend als cloudback-up, is een methode om gegevens via het internet naar een externe, beveiligde cloudgebaseerde gegevensopslagplaats te kopiëren.

Dit is een veelgebruikte back-upmethode door kleine bedrijven, omdat deze vooral is bedoeld om gegevens te beschermen tegen menselijke fouten, cyberaanvallen, natuurrampen en diefstal van apparatuur.

In plaats van back-ups naar een gecentraliseerde IT-afdeling te maken, verzenden BaaS-systemen de gegevens naar een private, openbare of hybride cloudomgeving. Deze hybride opslagplaatsen in de cloud zijn meestal eigendom van en worden beheerd door een externe serviceprovider.

Backup-as-a-Service biedt kleine bedrijven vele voordelen:

• Gemak: BaaS kan als automatische of continue back-up worden geconfigureerd, waardoor je geen vinger meer hoeft uit te steken als alles eenmaal is ingesteld
• Hoge mate van beveiliging: gegevens worden versleuteld voordat ze naar de server worden verzonden en er een back-up van wordt gemaakt
• Toegang op afstand: met een cloudback-up kun je eenvoudiger bestanden terugzetten waar en wanneer ze nodig zijn, mits er een internetverbinding is om ze te openen
• Praktisch: kosteneffectiever, flexibeler en schaalbaarder dan alternatieve oplossingen
• Geruststelling: BaaS biedt gebruikers van Software-as-a-Service (SaaS) gemoedsrust, doordat de door SaaS geleverde back-upsystemen niet altijd een snel of volledig herstel van verloren gegevens garanderen

Dit is de perfecte optie als je vaak onderweg aan het werk bent op je mobiel of tablet. Een service voor cloudback-ups zorgt ervoor dat al je vorderingen op al je apparaten worden gesynchroniseerd, zodat je bij elke vlaag van inspiratie naadloos een project kunt oppakken.

Dropbox Backup

Als een cloudback-up aanvoelt als de juiste oplossing om je bestanden en gegevens te beschermen, kan Dropbox Backup je ideale match zijn.

Dropbox Backup is een Backup-as-a-Service (BaaS) die is ontwikkeld met het oog op kleine bedrijven en een aantal nuttige, bedrijfsgerichte functies biedt:

• Maak automatisch een back-up van je gegevens in systeemmappen
• Maak rechtstreeks in je Dropbox-account een back-up van de bestanden en mappen op je pc of Mac, waaronder je documenten, downloads en bureaublad
• De automatische, always-on incrementele cloudback-up verwerkt je laatste wijzigingen in al je bestanden, zonder dat je telkens het hele bestand hoeft te verwerken
• Migreer bestanden van Backup naar een nieuwe computer
• Eén plek waar je de voortgang kunt controleren, de geschiedenis kunt zien en bepaalde bestanden kunt prioriteren
• Zodra Backup eenmaal is ingesteld, kun je zowel in een webbrowser als op je mobiele telefoon gewoon je mappen blijven gebruiken, evenals alle bestanden die erin zijn opgeslagen
• Snel bestandsherstel, waardoor je verloren bestanden kunt terugzetten in het kader van een noodherstelplan
• Snel en eenvoudig te gebruiken

Maak vandaag nog een back-up van je bedrijf

Het kiezen van software voor cloudback-ups kan voor kleine bedrijven in eerste instantie overweldigend aanvoelen. Dat is echter nergens voor nodig.

Met Dropbox Backup maken we het je makkelijk om je digitale leven veilig te houden, zodat je uitdagingen snel en soepel te boven komt.